Erikoisnäyttelyn järjestäminen

Ajattelin kirjoittaa tästä aiheesta oman kokemuksen josko tästä olisi hyötyä joskus jollekin, joka myös päätyy järjestämään erikoisnäyttelyä rodulleen. Olin siis vahvasti mukana järjestämässä shibojen ensimmäistä ihan omaa erikoisnäyttelyä viime vuonna ja jälleen myös tänä vuonna. Ensi vuodelta jättäydyin pois kelkasta, koska omassa elämässä on nyt liian monta liikkuvaa osaa ja ei ole mahdollisuutta uhrata niin paljoa vapaa-aikaa tähän + ens erkkari pidetään kauempana meiltä, niin ei ole myöskään järkeä alkaa roudailemaan meiltä kamoja.

Viime vuonna olin alkuun ns. apuna vähän lähinnä tarkoitus oli hoitaa somen pyöritystä ja sellaista visuaalista puolta. Mutta sivusta sitä tekemistä seurailleena oli projektin vetämisen ammattilaisena otettava enempikin asioita haltuun ja alettava myös toteuttamaan niitä mieleen tulevia ideoita. Tietenkin ensimmäisellä kerralla kaikki opettelee siinä samalla, mitä kaikkea tuleekaan tehtäväksi ja huomioitavaksi. Seuraavat vuodet on jo paljon helpompia Tänä vuonna halusin sitten olla mukana myös kaikissa kokouksissa, että ei mene mikään asia ohi tai jää puolitiehen. 

Erkkari alkaa sillä, että sitä tulee hakea kahta vuotta aiemmin. Tuolloin parit nimetyt henkilöt tulee olla mukana muodollisuuksien vuoksi. Edellisen erkkarin päätyttyä alkaa käytännössä jo seuraavan vuoden erkkarin tekeminen pikkuhiljaa samalla kun edellinen laitetaan pakettiin budjettikoonnein ja lehtijutuin. On hyvä koostaa dokkariin / vuosikelloon hoidettavat asiat pitkin vuotta, että saa tekemisen jaettua tasaisemmin ja jakaa selkeitä vastuualueita, että työ ei kuormita toisia liikaa. 

Oman kokemuksen mukaan suosittelisin pitämään sen aktiivisen vuoden ympäri porukan pienenä ja tiiviinä ja hankkimaan sitten talkoolaisapua itse pääpäivään. Päätöksenteko ja asioiden oikeasti edistäminen on sujuvampaa pienellä porukalla kun mukana ei ole ihmisiä kertomassa vain omia mielipiteitään ja toiveitaan vaan niitä jotka myös tekevät asioiden eteen töitä. Seuraavaksi esittelen erilaisia rooleja, joita meillä oli. Nämä muotoutui meillä näin mutta tekijäporukan omien vahvuuksien mukaan voi muotoutua toisinkin. 

ERKKARITOIMIKUNTA

Meillä erkkaritoimikunta kokoontui noin kuukausittain tai useammin. Toimikunnan yhteisinä tehtävinä: seuraa tehtävien asioiden toteutumista, asettaa seuraavat tavoitteet ja reagoi jos on tarve muutoksille. Käytännön tekeminen sisältää asioiden selvittämistä, varaamista, tarkistamista, tilaamista, laskemista, keskustelemista, päättämistä, koordinointia ja kommunikointia suuntaan jos toiseen. Toimikunnassa on hyvä olla mukana ihmisiä, joilla on kokemusta näyttelyiden järjestämisestä. Heidän ei tarvitse olla välttämättä niitä vetäjiä mutta tukena tekijöille ja tarkkailemassa, että asiat tehdään oikein ja helpottamassa muiden tekemisiä jotka ovat uuden äärellä.

PUHEENJOHTAJA

Erkkaritoimikunnan puheenjohtajan rooli. Puheenjohtajan työpöydällä on ollut muun muassa kaikki tuomareihin liittyvä kommunikoinnista tuomarin hankintaan ja varmistamiseen, tiedon välittäminen Showlinkille, ilmoittautumisten hallinnointia, näyttelyalueen suunnittelu ja järjestäminen, näyttelyn rakentamisen koordinointi telttojen varaamisesta ja noudosta lähtien, palkintojen tsekkaus sekä suunnittelu (esim. vuoden teemavärin mukaisten ruusukkeiden ideointi yhdessä viestinnän kanssa). Ulkomaisen tuomarin viihtymisen varmistaminen Suomeen saapuessa (ennen tätä hotellivaraus ja lentolippujen varmistelu ym.), mahdollinen seuranpito ja turistioppaana olo. Tämän seuranpitäjän tehtävän voisi jakaa selkeästi erikseen myös yhdelle toiselle ihmiselle, sen verran työllistää. Budjetin kokoaminen ja laskujen varmistaminen. Ja ihan mitä tahansa siinä matkan varrella tarvitaan puheenjohtajan on hyvä olla sellainen ihminen, joka saa hoidettua. Kuten viimeisellä viikolla ennen erkkaripäivää pää kolmantena pitkin kyliä juoksemassa vikoja juttuja.

VIESTINTÄ

Avaan tätä roolia vähän tarkemmin eritellen kun tämä oli pääsääntöisesti se mun oma tontti. Eli jos tämmöinen tekeminen resonoi niin otahan rohkeasti yhteyttä Suomen Shiba ry:hyn, jos teistä se uusi mahdollinen viestijä löytyisi. Hakekaa pliis, että ei kuivahda pois kivasti alkanut shibaerkkarin somepresenssi. Teitä varten on hyvät pohjat jo tehty ja ei tartte suorittaa niin täysillä edes kuin aiempina vuosina. Alla oleva kuvaus on siitä millainen rooli mulla oli, tästä saa lohkottua hyvin osia muiden hoidettavaksi jos esimerkiksi vain somen pyörittäminen kiinnostaa tai sydän sykkisi pelkästään somistamiselle ja rakentamiselle.

Tämä rooli muotoutui aika laajaksi tosiaan ihan omista ominaisuuksistani johtuen, tykkään ottaa kokonaisuuksia haltuun, suunnitella pitkäjänteisesti ennakkoon ja toteuttaa oma-aloitteisesti. Käytännön toteutus vaatii kapeammallakin vastuulla toki myös ripeyttä ja kykyä nopeisiin liikkeisiin. Tehtävien selkeästi jakaminen auttaa, eikä yhden ihmisen tartte tätä kaikkea oikeasti tehdä😉 Viestinnän ollen nykyaikana niin visuaalista on tässäkin hommassa vähän laveammin päässyt toteuttamaan luovuutta. 
 
Asioita joita itse tein:

• perustin @shibaerkkari instagramtilin, kun visioin, että siinä voisi olla hauska väylä käydä muisteloimassa aiempia vuosia sitten joskus aikojenkin päästä eikä yhdistyksen oma insta täyttyisi pelkästä erkkarihuumasta.
• vuoden teemavärin ideoimisessa mukana olo ja huomioiminen kaikessa (logon päivityksen tilaaminen, ruusukkeiden nauhojen sävyn konsultointi ja kaikki markkinointimateriaalit)
• nettisivujen päivittäminen, samojen tietojen välitys yhdistykselle.
• mainoksen kirjoittaminen ja taittaminen Shiba Sanomiin (apua saa toki myös Shiba Sanomien tiimiltä jos tarttee)
• ideointi
• tekstisisällön tuotanto
• markkinointikuvien teko (esim Canva käyttö on superjees)
• valokuvaaminen (postauksiin, tempauksiin, sponssituotteita, palkintoja...)
• muukin leiskaaminen bannereista, opastekyltteihin ym.
• postailu (ig & fb) ja seuraajien tägäämien juttujen jakaminen ig:ssä
• sähköpostin pyöritys
• viestittely somessa seuraajien ja muiden toimijoiden kanssa kuten valokuvaajien
• kuvauspisteen suunnittelu ja toteutus
• livestreamkuvaaminen kehästä
• tulosten koostaminen kuvineen erkkarin sivuille
• lehtijutun koostaminen Shiba Sanomiin erkkarin jälkeen
• osallistujakuvien postaaminen kaikista keistä on muisteloina

Uutta erityistä voi aina ideoida, tähän asti on kehitetty kuvauspistettä ja toteutettu ihan omat spesiaali custompokaalit. Seuraavaksi voisi vaikka toteuttaa custom Suomen Shiba ry:n tuomarilahjat tms. Otetaan tähän väliin parit kuvat asioista mitä olen päässyt tekemään.

Kuvauspiste 2024 vuoden teemavärissä, viime vuonna itse tekemäni sijoittumiskyltit kehään, tänä vuonna ideoimani kotimaassa valmistetut pokaalit ja ihana lisäys kilpailuihin, jota toivoin tuo Paras Suomessa syntynyt.

Kukkia hakemassa, vuoden 2023 kuvauspiste, väsynyt työmies näyttelypaikan rakentamisen jälkeen ja takapihan pienet erkkariraksahommat.

Leiskaamaan pääsee postauksia, karttoja, julisteita, markkinointikuvia ja what not.

SPONSORIVASTAAVA

Tämä rooli eriteltiin tänä vuonna erikseen ja tulee kaiketi olemaan yhdistyksen koko toimintavuoden kattavaa tästä eteenpäin eikä spesifisti erkkaria varten enää. En ole ihan varma kun en yhdistyksessä istu. Mutta listaan asioita joita mun mielestä tässä hommassa ois hyvä ottaa hoitaakseen:

• koostaa ja ylläpitää mahdollisten sponsoroivien tahojen listaa
• kontaktoi yrityksiä hyvissä ajoin ja hakee sponsorointia tapahtumaan, eli esittelee mikä tämä meidän erkkari/yhdistys on ja kuinka voi lähteä tukemaan. Isoimmat sponssit tulee hakea yleensä edellisvuoden lopulla, saman vuoden aikana hakiessa on vaikeampi saada yrityksiä mukaan.
• koostaa selkeät listat saaduista palkinnoista (määrät, arvot, toiveet) ja luvatuista vastineista (mainokset ja myyntipöydät). Tärkeää huomioida, että palkinnot on oikeasti palkintoja ei nimellisiä alekuponkeja, eli se sopimisvaihe on erityisen tärkeää.
• koostaa koko palkintolistan, jossa on tarkistettu jokaiselle erkkarissa sijoittuneelle tulevan jotakin (muutakin kuin alekoodi😅) ja että ROP:eille on vähän fancympaa.
• järjestää saatujen palkintojen toimituksen erkkariin, sponsoreiden mainokset lehteen ja markkinointimateriaalit myös viestinnälle ym.

TUOTEVASTAAVA

Tätäkään tonttia ei tuleville vuosille välttämättä shiboissa tule, yhdistyksen ottaessa kuulemma omien tuotteiden teettämisen enemmän agendalle ja jättäen erkkarin varainhankinnan pois näyttelyä järjestävien harteilta. Tosi kiva! Koska tekemistä piisaa muutenkin, niin hyvä saada voiton puolelle pääsemisen stressaaminen pois. Tulisihan erikoisnäyttelyn kuitenkin olla se rodun isoin ja tärkein tapahtuma vuodessa. Parin viime vuoden aikana meillä oli erkkarin vuosikertatuotteita myynnissä omalla logolla piknik-kasseista huppareihin. 

Mutta niihin tuotevastaavan tehtäviin joita oli:

• viestintä tuotantotahojen kanssa lähtien tarjouspyynnöistä, niiden viilaamiseen, materiaalien toimittamisiin ja tilaukseen saakka.
• tarjouksen koostaminen/esittely erkkaritoimikunnalle hyväksyttäviksi
• synkkaaminen viestinnän kanssa markkinointimateriaaleista ja vedoksista
• tilauksien kerääminen ja viestintä tilaajien kanssa
• tilausten toimituksen vastaanotto tai sopiminen muualle toimitettavaksi
  
• tuotteiden toimittaminen erkkariin jaettavaksi 
• postitus tarvittaessa

MUITA PIENEMPIÄ VASTUUALUEITA

• Näyttelypaikkavastaava (mm. itse paikan ja ravintolan kanssa sopiminen ja näyttelypaikkaan liittyvien lupien hoitaminen ja turvallisuusasiat)
• Käytännön vastaavat erkkaripäivänä mm. 
• tuomari-, palkinto-, toimisto-, kuljetus-, rakennus-, muonitus- ja talkoolaisvastaava

TIIVISTELMÄ LOPPUUN

Eli kunhan saa peruspalikat kohdilleen ja pidettyä kaikki tarpeelliset kartalla selviää hyvin.

Pääpiirteittän näitä asioita erkkarijärkkäreiltä vaaditaan, että erkkari voi tapahtua🤭:

• paikka (varaus, aluekartta, luvat, rakentaminen ym.)
• tuomari(t) 
• ilmoittautumisen orkestrointi (helpoin ottaa paketti Showlinkiltä)
• aikataulut
• palkinnot (ruusukkeet, pokaalit ja tavarapalkinnot sijoittuneille)
• kuvaajien kanssa sopimiset
• alueen suunnittelu
• tuleeko ruokapuoli miten: paikan oma toimija, nyyttärit vai tilattu liikkuva toteuttaja?
• entä myyjiä tuleeko ja keitä?
• talkoolaisten rekryt ja heistä huolehtiminen
• numeroista perillä pysyminen

Aina voi tehdä enemmän, mutta aina voi myös pyytää apua on mun vinkki teille!

Erkkaripäivät tuppaa venymään pitkiksi, joten on hyvä huomioida tämä jos matkustaa kauemmas erkkaripäiväksi hommiin, että mahdollisesti se majoittuminen siellä erkkarin lähellä kannattaa. On myös ihana purkaa se kaikki vaiva, jota on nähty vuoden ympäri tekijäporukalla tuomari-illallisella päivän päätteeksi ja ottaa se kaikki päivästä inspiroitunut tieto ja energia talteen.

Aina piisaa niitä hätähousuja sitten erkkarin jälkeen kun somessa painostaa ja hoputtaa jos mistä tulosten julkaisuista, kuvista ja muista. Tätä varten kannattaa laatia itselleen etukäteen selkeä aikataulu koska itseohjautuvuus sen erkkaripuristuksen jälkeen sulaa kyllä vahvasti ainakin mulla. Lisäksi niin toivoisin, että ymmärrettäisiin ihmisten tosiaan tekevän näitä erkkareita ym. yhdistyksen juttuja ihan ilmaiseksi omalla vapaa-ajallaan. Tämä tarkoittaa sitä, että me ollaan välillä vähän myös omissakin töissä ja kaikilla ei se koko heinäkuu ole esimerkiksi lomaa, jolloin kerkeää yötä myöten erkkarin juttuja näprätä (toisaalta jos ois lomalla pitäisikö silloin varsinkaan😄).

Vapaaehtoistyön kiitollisuutta kannattaa varautua siis kestämään😄 No ei vaan on sitä kiitostakin saanut onneksi saanut kuulla ja paljon! Ihan parasta oli esimerkiksi kun ensimmäisen erkkarin aikana kesken päivän ja jälkeenkin palautekyselyssä nousi niin monessa kohtaa ihanimpana pidetyksi asiaksi ilmapiiri ja tunnelma. Silloin tiesi, että kyllä on tehty asioita oikein. Pääosin erkkarin tekeminen on siis oikein hauskaa ja palkitsevaa, suosittelen kokeilemaan jos näyttelyitä harrastaa ja niistä tykkää, oppii paljon ja luo ihania muistoja sitten kiikustuolissa muisteltavaksi. Toivottelen kaikille erkkarijärkkäreille, ketkä tätä mun tekstiä päätyy lukemaan mitä upeinta omaa tapahtumaa ja ikimuistoisia hetkiä! Multa saa myös kysyä vinkkejä jos moisia kaipaa oman erkkarin tekoon.

"Erkkaro" kiittää ja kuittaa